Opvolging en personeelsgesprekken
In elke organisatie gebeurt het opvolgen van medewerkers anders. Afhankelijk van de organisatiecultuur zal de nadruk eerder liggen op formele of informele kanalen. Hieronder vind je antwoorden op volgende vragen:
Als je als direct leidinggevende de ontwikkeling van medewerkers wil stimuleren, dan moet je hen regelmatig opvolgen en samen met hen een stand van zaken bijhouden. Geef daarbij ook aandacht aan de dingen die positief verlopen. Dit zijn bijvoorbeeld zaken waarin de medewerker goed is, waarvoor hij als expert beschouwd kan worden, of waarin hij een voorbeeld voor andere medewerkers kan zijn.
Tijdens zo'n gesprek kan je ook tijd maken om terugkoppeling te geven over de zaken die niet zo goed lopen. Het is belangrijk om hierover klare en duidelijke feedback te geven. Medewerkers moeten goed begrijpen wat er goed en niet goed loopt en hoe het anders of beter zou kunnen. Leg uit wat je verwacht en waarom.
Je kan alles opvolgen bij medewerkers, maar het is niet allemaal even eenvoudig. Het opvolgen van 'hard-skills' is bijvoorbeeld gemakkelijker dan het opvolgen van 'soft-skills'.
Hard-skills zijn technische vaardigheden of apparaatgerelateerde vaardigheden. Deze competenties zijn verbonden aan een bepaalde taak of type activiteit. Ze zijn eenvoudiger te meten, omdat het gaat om duidelijk meetbare en registreerbare gegevens. Bijvoorbeeld: een verzorging correct uitvoeren, met Word werken, een projectplan opstellen, ...
Soft-skills zijn persoonlijke, emotionele en sociale vaardigheden. Deze competenties zijn breed inzetbaar. Ze zijn moeilijker te meten en op te volgen, maar het is niet onmogelijk. Bijvoorbeeld: proactiviteit, communicatieve vaardigheden, samenwerken, coaching, leiderschap, reflecteren, onderhandelen, flexibiliteit, empathie, motivatie, ...
Medewerkers opvolgen, hoe doe je dat?
Sommige organisaties kiezen ervoor om op vastgelegde tijdstippen stil te staan bij het functioneren van de medewerkers. Anderen kiezen voor een systeem van continue feedback in de dagelijkse werking. Nog anderen combineren beide manieren.
Hard-skills kan je bijvoorbeeld opvolgen door
- een test af te nemen,
- een duidelijke stand van zaken op te maken,
- door te observeren op de werkvloer,
- door het neergeschreven projectplan te bekijken
- of het resultaat van de verzorging te evalueren.
Soft-skills kan je opvolgen door
- te observeren tijdens de dagelijkse werkactiviteiten.
- een gesprek te voeren waarbij je specifieke competenties die medewerkers ingezet hebben, nader bekijkt. Dit kan bijvoorbeeld met de STARR-methode.
Er zijn verschillende soorten
formele personeelsgesprekken waarin alles aan bod komt: functioneringsgesprekken, evaluatiegesprekken, ontwikkelingsgesprekken, ... Afhankelijk van de doelstelling van het gesprek, kan je tot verschillende resultaten komen. Je kan de gesprekken in hun 'zuivere' vorm gebruiken of een combinatie van verschillende soorten gesprekken maken. Werk zoveel mogelijk op maat van je eigen organisatie(cultuur).
Medewerkers opvolgen kan ook door verschillende perspectieven in je feedback te integreren. Met
360°feedback kan je niet alleen de visie van de leidinggevende en de medewerker zelf in beeld brengen, maar ook die van collega's, cliënten en externe partners.
Lees hier hoe het Vertrouwenscentrum Kindermishandeling Vlaams Brabant dat doet.
-
In de eerste plaats kan je de informatie uit een gesprek neerschrijven in een verslag. Zorg dat de gemaakte afspraken hierin staan, de timing en wie welke taken zal uitvoeren. Het voordeel van dit verslag, is dat je bij het volgende gesprek kan verder werken en de gemaakte afspraken nog eens kan overlopen.
-
Je kan de informatie ook bijhouden op de computer in een zelfgemaakt document, bijvoorbeeld in Excel of Access.
-
Soms beschik je over zoveel informatie, dat het interessant is om te kiezen voor een digitaal beheersysteem. Zo kan je de verzamelde informatie gemakkelijker raadplegen en erop verder werken. In een digitaal systeem kan je competentieprofielen, resultaten van functioneringsgesprekken, vormingstrajecten en persoonlijke ontwikkelingsplannen met elkaar verbinden.