360-graden: gegrond en een aanleiding voor actie in het Vertrouwencentrum voor Kindermishandeling Vlaams-Brabant
De collega’s elkaar laten evalueren, komt dat wel goed?
360°-feedback is een manier om medewerkers feedback te geven vanuit verschillende perspectieven. Het idee hierachter is dat de leidinggevenden vanuit zijn positie geen zicht heeft op alle aspecten van het functioneren. Dit perspectief wordt aangevuld met perspectieven van collega’s, partners en soms ook cliënten. Mits een goede manier van werken, is het een goudmijn om medewerkers te laten groeien.
In het Vertrouwenscentrum Kindermishandeling Vlaams Brabant wordt 360° feedback gebruikt om medewerkers gegronde feedback te geven, hen te waarderen én hen te laten groeien in hun job. Kristof Desair legt uit hoe het werkt.
Lees hier hoe ze hiermee van start gingen.
Hoe werkt het concreet?
Alle collega’s komen één voor één aan de beurt in een cyclus.
STAP 1
De medewerker die feedback krijgt, mag zelf kiezen van wie ze die wenst:
1) De directeur of coördinator (verplicht)
2) 2 collega’s naar keuze (verplicht)
3) Een externe partner (optioneel)
4) Een cliënt (optioneel)
STAP 2
Deze personen krijgen een vragenlijst en eventueel een briefing over de werkwijze. Deze briefing is er altijd voor externe partners en cliënten. Daarbij wordt het belang van een constructieve, positieve insteek onderstreept. In de vragenlijst wordt gepeild naar de competenties van de medewerker. Op een schaal van 1 tot 5 geeft de feedbackgever aan hoeveel hij terugziet van elke competentie bij de medewerker. Daarbij is er altijd ruimte om wat extra informatie mee te geven. Bij elke competentie kan de feedbackgever aangeven ‘hierop heb ik geen zicht’.
Wie de vragen beantwoordt krijgt ook een vraag over de positieve punten van de persoon en een paar tips.
STAP 3
Ook de medewerker die feedback vraagt aan de anderen, scoort zijn eigen competenties.
STAP 4
De coördinator verzamelt alle antwoorden en bundelt deze. De scores worden opgeteld en de antwoorden worden anoniem weergegeven in een rapportje. Als er een groot verschil zou zitten op de scores van de verschillende bevraagden, dan roept de coördinator alle betrokkenen samen om dit te bespreken. Dit is tot nu toe nog nooit voorgevallen.
STAP 5
De coördinator overhandigt de medewerker het ‘rapportje’ bij een gesprek. Samen overlopen ze de competenties. Ze bekijken het grotere plaatje en gaan in gesprek over de sterke punten, maar ook over punten waar ruimte voor verbetering is. Alles is geanonimiseerd. Alle informatie komt anoniem tot bij de beoordeelde medewerker zonder te weten wie wat meegaf van scores of extra commentaar. Het grote voordeel van de zelfbeoordeling in combinatie met de evaluatie van de omgeving is dat het verschil tussen zelfperceptie en omgevingsperceptie inzichtelijk wordt. Dit biedt boeiende gespreksstof voor de leidinggevende en medewerker.
STAP 6
Twee weken na het eerste gesprek volgt het POPgesprek. Uit de resultaten komen afspraken voort voor het persoonlijk opleidingsplan van de medewerker en rond het functioneren van de medewerker in het algemeen. Ook de organisatie haalt heel wat informatie uit deze gesprekken. Bepaalde lacunes in kennis of ondersteuning komen aan het licht en kunnen worden aangepakt. .
Coördinator Kristof Desair licht toe: belangrijke voorwaarden en... excuses.
De twee belangrijkste voorwaarden zijn goede competentieprofielen en de verbinding met het persoonlijk ontwikkelingsplan.
Je competentieprofielen moeten goed ineen zitten. De juiste competenties moeten worden aangegeven, ze moeten duidelijk zijn voor alle betrokkenen en ze moeten goed zichtbaar zijn. Collega’s die geen zicht hebben op één of meerdere competenties scoren die dan ook niet.
Het is heel belangrijk dat er verbinding is met het POP. Als die verbinding er niet is, dan is het niet zinvol. 360° is een instrument, geen doel op zich. En als je het doet en mensen steken er tijd en energie in, dan mag wat er uitkomt niet vrijblijvend zijn. Het is belangrijk dat in concrete acties te gieten. En dat is een grote uitdaging. En dan heb je een goed VTO-beleid nodig natuurlijk.
Vragen mensen niet toch altijd feedback aan anderen die lief voor hen zijn? En collega's durven toch zelden iets belangrijks aankaarten.
Niet waar! Uit onderzoek blijkt dat medewerkers echt op zoek zijn naar feedback waaruit ze iets kunnen leren. Ook in het Vertrouwenscentrum komt naar voor dat de eerder kritische medewerkers vaker om input wordt gevraagd. Deze mensen doen moeite om goed na te denken over hun feedback en er een mooi positief verhaal van te maken. Wie dat goed doet, heeft een extra karwei op te knappen. Mensen voelen zich in zekere zin vereerd dat deze vraag aan hen wordt gesteld, maar voelen ook de verantwoordelijkheid die daarmee gepaard gaat. In het Vertrouwenscentrum moeten ze nu zelfs oppassen niet telkens dezelfde (kritische) medewerkers te hard te belasten met vragen naar feedback.
Is het volgen jou een voorwaarde dat de medewerkers hoogopgeleid zijn om aan 360°feedback te doen?
Nee, het is belangrijk dat je competenties duidelijk zijn voor iedereen. Bij een ander type medewerker heb je misschien een andere manier nodig om deze helder te krijgen en zichtbaar te maken voor iedereen. Maar in alle mogelijke jobs zou dit moeten kunnen. Je werkt de hele dag samen met andere mensen en dan kan je die elkaar altijd laten helpen in hun ontwikkeling.
Zijn er voorwaarden voor hoe het team in elkaar zit?
Je team moet goed genoeg functioneren. In elk normaal functionerend team kan dat. De ene kan altijd wel beter overweg met de een dan met de ander. Dingen kunnen daarin wel veranderen. Er moet een basisattitude zijn van respect tegenover elkaar. Als dat er niet is, dan moet je eerst dat oplossen. Het team moet bereid zijn om te spreken met elkaar, maar dat is een basisvereisten in onze sector. Ze mogen ook zelf kiezen van wie ze feedback krijgen, dus daar zit ook een veiligheid in.
Het Vertrouwenscentrum Kindermishandeling is een gemandateerde voorziening die hulp verleent aan kinderen, jongeren en hun gezinnen wanneer er zorgen zijn op het vlak van kindermishandeling of geweld. Hulpverleners kunnen er ook terecht voor advies, consult en coaching.
Aantal medewerkers: 15